PERSONEL DEVAM KONTROL SİSTEMİ (PDKS):

Personel Devam Kontrol Sistemi, şirket çalışanlarının, giriş-çıkış zamanlarının kayıt altına alınması ve bu kayıtlarla ilgili günlük ve aylık çeşitli raporların oluşturulmasını sağlayan, PC tabanlı çalışan bir sistemdir.

Sistemde işletmelerin ihtiyaç ve tercihlerine göre farklı ekipmanlar kullanılabilmektedir. Kullanılacak kart tipine (proximity, mifare, barkodlu, manyetik) göre uygun kart okuyucular seçilebilir. Parmak izi uygulaması isteniyor ise parmak izi okuyucu ünite kullanılabilir. Kart veya parmak izi okutularak turnikelerden geçiş yapılabilir.

Kurulan sistemde terminal üzerinde biriken giriş ve çıkış zamanları merkezi bilgisayara aktarılarak personel devam takibi ve günlük çalışmaların değerlendirilmesi yapılmaktadır.

Bu sayede puantaj ve bordroya esas olan bilgilerin kolay ve çok kısa bir süre içinde hazırlanması mümkün olmaktadır. Gerekli istatistiksel döküm ve listeler(Günlü ve Aylık Puantaj Dökümleri, Hareket Listeleri, Gelmeyenler, Geç Gelenler, Erken Çıkanlar, Fazla Mesai Yapanlar, İzinliler, vs.) alınmaktadır.

Kart Okuyucu Terminaller:

Terminaller işletmenin giriş-çıkış noktalarına monte edilir. Her personel kendi kimlik kartlarını bu cihazlara okutmak suretiyle giriş-çıkış kaydı oluşturur. Terminal üzerinde bulunan çift satırlı, her satırı 16 karakterden oluşan likit kristal ekran, tarih, saat, mesaj ve kart sürüldüğünde kalan hafıza miktarını göstermektedir. Terminale kart okutulduğunda cihazdan sesli bir ikaz duyulmakta ve ekranından personelin kart numarası görülmektedir. Her terminal 7.000 giriş-çıkış kaydını hafızasında tutabilmektedir.

Terminaller, yaklaşım tipi, manyetik kodlu ve barkodlu ve mifare kartları okuyacak şekilde yapılandırabilir. Personel kartlar standart kredi kartı büyüklüğünde ve yapısında olup, kirlenme ve ıslanma gibi etkilerden bozulmamaktadır. Fakat manyetik alanlardan uzak tutulmalıdır.

Terminallerde önceden hazırlanmış neden kartları kullanılabilmektedir. Personel önce uygun neden kartını (vizite, görevli, mazeret izni, vb.) cihaza okutmalı, hemen ardından kendi kartını okutmalıdır.

Terminaller üzerinde bir personelin diğeri yerine kart basmasını önlemek üzere turnike bağlantısı çıkışı bulunmaktadır. Bir defada bir tek kişinin geçişine izin veren turnikeler çift kart okutulması halinde sadece son okutulan kartı geçerli saymakta, daha öncekileri iptal etmektedir.

RS 422, RS 232 veya RS 485 iletişim arabirimine bağlı olan terminaller bir hat üzerinden haberleşebilirler. Bilgisayar operatörü merkezi bilgisayardan terminal hafızalarını istediği zaman okuyabilmektedir ve bilgilerin tümü aktarıldıktan sonra terminal hafızası silinmektedir. Bilgi aktarımı sırasında elektrik kesilmesi halinde bilgi kaybı olmaz.

Merkezi bilgisayar:
Üzerinde RS 232, RS 422 veya RS 485 haberleşme çıkışı bulunan herhangi bir bilgisayar kullanılabilir. Kurulacak sistemde, personel sayısı ve diğer etkenler göz önünde tutularak uygun bilgisayar konfigürasyonu seçilmelidir. Bilgisayar Min. 1.5 Ghz. İşlemciye, 512 Mb. Ram’e ve 1 Gb. boş disk alanına sahip olmalıdır.

Bağlantı:
Kurulmuş sistem ileride genişletilmek istendiğinde, ilave terminal takılması yeterli olmakta, bunun dışında ilave gerektirmemektedir. Bağlantı multi drop tekniği ile sağlanmakta, her terminal üzerinden bir sinyal girişi bir de çıkış için soket bulunmaktadır.

Terminal ilavesi sistemdeki son terminale kablo bağlantısı ile sağlanmaktadır. Sistemde yer alan terminallerden birisi yerinden söküldüğünde sinyal giriş ve çıkış kabloları birbirlerine soketleri vasıtasıyla takılarak sistemdeki diğer terminallerin çalışmasını etkilememektedir.

Mesafe:
Terminaller en fazla 1.200 metre uzaklıktaki bilgisayar ile ilave bir ekipman olmadan haberleşebilmektedir. Birden fazla terminal bulunan sistemlerde her terminal arasında en fazla 1.000 metrelik mesafede bulunmalıdır.

Hat sürücü:
Merkez bilgisayarın, uzak mesafede bulunan terminallerle haberleşmesini sağlamaktadır. RS 232 / RS 422 format çevirimi ve sinyal güçlendirmesi işlevi yapmaktadır. Yüksek seviyeli elektriksel gürültü ve endüksiyon bulunan ortamlardaki bilgisayarın galvanik izolasyonu sağlanmaktadır. Hat sürücü ile terminal arası uzaklık en fazla 1.200 olmalıdır. Daha yüksek mesafeler için alternatif çözümler bulunmaktadır.

PROGRAM – TETAPUAN 2008

Sistemde toplanan bilgiler bilgisayarda işlenerek gerekli istatistiksel sonuçlar ve puantaj dökümü elde edilmektedir. Personele ait normal ve fazla mesailer ile hafta sonu, izin gibi bordroya esas olan hakediş değerlerinin gün ve/veya saat cinsinden hesaplanması Personel Devam Kontrol Sistemi (TetaPuan 2005) programı ile sağlanmaktadır. Program veri tabanı olarak, parametreler ve giriş-çıkış bilgileri olmak üzere iki grupta yer alır.

Parametreler o şirketteki çalışmaların ne şekilde değerlendirilmesi gerektiği, kimlerin nasıl bir çalışma yapacakları, vardiyaların hangi saatler arasın ve kaç günlük periyotlarda değiştiği vb. gibi uygulamaların programa tanıtılmasını sağlamaktadır.

TETAPUAN PROGRAMININ FONKSİYONLARI :

• Giriş-çıkış saatlerinin tam olarak izlenebilmesi.
• İşe gelmeyen personelin listelenebilmesi.
• Geç Gelen, Erken Çıkan ve Eksik Çalışmaların listelenebilmesi.
• Sadece giriş-çıkış ya da her iki türdeki hareketlerin listelenebilmesi.
• Günlük ve saatlik tüm izinlerin listelenebilmesi.
• Tüm izin ve devamsızlıklardan kaynaklanan hakediş kaybının hesaplanması ve tahakkuk edecek ücret hesaplanmasında bu eksik mesailerin düşürülmesi.
• Günlük ya da aylık puantaj listeleri ile sürekli durumun izlenebilmesi.
• Personel sicil dosyasının tutulması ve çeşitli sorgulama alanlarına göre liste alınması.
• Windows platformlarında çalışma.
• Online ya da offline çalışma.
• Terminallerden gelen verilerin değerlendirilmesi, hatalı olan verilerin ayıklanması.
• Terminallerin uzaktan programlanabilir olması.
• Listelerin Excel, Ascii, Html formatlarında kayıt edilebilmesi ve bu sayede serbest listelerin hazırlanabilmesi.
• Türkçe program ve modüler yapı.
• Serbest vardiya tanımlamaları.
• Birbirinden bağımsız 40 farklı çalışma düzeni tanımlanabilmesi.
• Parametrik çalışma takvimi hazırlanması.
• Sistem saat bilgisinin kullanılması.
• Piyasada kullanılan ya da müşteri tarafından hazırlanacak bordro programlarına tam uyumluluk.
• Puantörler tarafından yapılan tüm hesaplamalarda sürat ve kati doğruluk.